مدیریت زمان

مدیریت زمان

برای شرکتها و مشاغل، زمان از دست رفته برابرست با درآمد از دست رفته.
هنگامی که وظایف قبل از مهلت مقرر تکمیل میشود، هر عضو سازمان از مزایای آن بهره می‌برد. دستاوردهای مالی، اهداف شرکت و تعادل ایده‌آل کار و زندگی به اندازه کافی به دست آمده است. با این حال، اگر مدیران و کارکنان زمان کمتری برای به پایان رساندن پروژه ها و تکالیف دارند، ممکن است مجبور شوند مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشند.

مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان تخصیص کارآمد زمان برای فعالیت ها یا وظایف خاص است. به شما این امکان را میدهد که کارآمدتر و با دشواری کمتری کار کنید تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید. مدیریت زمان برجسته، عملی است که استرس و فشار محدودیت های زمانی را برای وظایف در دست، حذف می کند.
مفهوم مدیریت زمان تحت تأثیر اولویت ها قرار میگیرد: ابتدا چه کاری باید انجام شود و چه زمانی باید تکمیل شود.
هنگامی که زمان مناسب بین فعالیت ها بر اساس اهمیت یا مهلت آن‌ها تقسیم شود، بهره وری تضمین میشود. مدیریت زمان نظارت کامل بر ساعات کاری شما را برای دستیابی به موفقیت حرفه ای بدون به خطر انداختن تعادل بین کار و زندگی، فراهم میکند.

مدیریت زمان برای مدیران تیم
مدیران تیم باید زمان کار خود و همچنین زمان کار تیم هایی را که رهبری میکنند، مدیریت نمایند. نظارت بر فعالیت‌های روزانه یک تیم کاری سخت و زمان بر است. برگزاری جلسات، برنامه ریزی استراتژی ها و پیگیری پیشرفت تنها تعدادی از مسئولیت های روزانه مدیران تیم است.
بدون مدیریت زمان مناسب، مدیران به راحتی می‌توانند اولویت‌ها را از دست بدهند، زیرا چندین کارکرد و وظایف را انجام می‌دهند. داشتن مهارت‌های مدیریت زمان پویا برای مدیران برای دستیابی موفقیت آمیز به اهداف پروژه در مهلت تعیین شده ضروری است.

اهمیت مدیریت زمان
هیچ نقطه ضعفی برای تمرین مداوم مدیریت زمان عالی وجود ندارد – فقط اثرات مثبتی به همراه دارد‌.
مزایای بی نهایت اثربخشی بهینه در محل کار بر جنبه کامل وجود یک فرد تأثیر میگذارد.
مدیریت زمان بهینه منجر به افزایش شهرت حرفه ای، رضایت مالی، شادی شخصی و رفاه جسمانی می‌شود.

فرآیندهای کاری ناکارآمد
شکست در استراتژی و برنامه ریزی منجر به یک جریان کاری پریشان و سازماندهی نشده می‌شود. بدون آمادگی قبلی، یک تیم ممکن است مجبور شود بین مراحل مختلف یک پروژه جابجا شود. این در نهایت منجر به نتایج تصادفی یا از دست رفتن ضرب الاجل می‌شود.

زمان از دست رفته
مدیریت ضعیف زمان منجر به هدر رفتن زمان و هدر رفتن تلاش ها میشود. اولویت‌های نادرست ممکن است نیاز به بازنگری یا بدتر از آن، بازنگری کامل پروژه داشته باشد. در یک محیط تیمی، تعلل یا تأخیر یک کارمند، کل پروژه را متوقف میکند.

استرس و سلامت ضعیف
انجام وظایف بیش از حد با ضرب‌الاجل‌های آتی، می‌تواند منجر به سطوح شدید استرس شود که ممکن است به فرسودگی شغلی و افسردگی منجر شود تا دیر وقت بیدار ماندن برای انجام وظایف منجر به کمبود مزمن خواب و خستگی و بیماری میشود.

پروژه های عجولانه
انباشته شدن کارها و عجله برای اتمام آنها در آخرین لحظه، عملکرد و کیفیت را به خطر میاندازد. به همین ترتیب، حجم کاری بیش از حد سنگین با ضرب‌الاجل‌های محدود نتیجه معکوس دارد، زیرا باید با عجله انجام شود.

روابط کاری سمی
شیوه های بد مدیریت زمان عواقب نامطلوبی در محل کار و روابط حرفه‌ای شما دارد. رهبرانی که زمان خود را نادرست مدیریت می‌کنند، می‌توانند کل پروژه را خراب کنند و زمان و انرژی هر کس دیگری را که درگیر هست، هدر دهند. این امر باعث ایجاد روابط بین فردی ناهنجار و تیره در محیط کار میشود.

شهرت حرف های ضعیف
عدم اطمینان و عملکرد ضعیف در نتیجه عادات نامناسب مدیریت زمان، میتواند به اعتبار حرفه‌ای شما آسیب جدی وارد کند. هنگامی که شما به طور مداوم قادر به ارائه کالاها یا خدمات کارآمد نباشید، مشتریان شما در نهایت کسب و کار خود را به جای دیگری خواهند برد. یک شهرت حرفه ای ضعیف ممکن است به قیمت کار شما تمام شود و حرفه شما را خراب کند.

تعادل ناکافی کار و زندگی
تعادل هماهنگ کار و زندگی برای سلامت جسمی، عاطفی و روانی ما بسیار مهم است. اینکه مجبور باشید زمان بیشتری را در محل کار بگذرانید، زمان کمتری را برای خانواده، دوستان، سرگرمی ها و سایر فعالیت های شخصی در اختیار شما قرار میدهد. بدون یک ادغام پایدار کار و زندگی، نمیتوانید روابط شخصی معنادار، سعادت خانگی و آرامش خاطر داشته باشید.

استراتژی های مدیریت زمان
استراتژی‌های مدیریت زمان مؤثر، مجموعه‌ای از شیوه‌ها و عادت‌هایی است که باید آن‌ها را اتخاذ کنید تا کارهای بیشتری را در زمان کمتر و با تلاش کمتر انجام دهید. این استراتژی‌ها را می‌توان بر اساس اولویت‌ها و روال‌های کاری شما در ارتباط با اهمیت یا فوریت یک کار خاص، تنظیم کرد. مقدار قابل توجهی از نظم و انضباط برای ترکیب کامل این استراتژیها مورد نیاز است، اما پاداش، همانطور که قبلا ذکر شد، بینهایت است.

1. اهدافی را با ساختار مناسب تعیین کنید
اهداف عملی و قابل دستیابی را از طریق اصل SMART (مشخص، قابل اندازهگیری، قابل دستیابی، مرتبط و به موقع) تعیین کنید. مشخص کنید برای هر کار، چقدر زمان نیاز دارید و به برنامه ای که تعیین کرده اید، پایبند باشید. در نظر بگیرید که کدام کارها به زمان بیشتری نیاز دارند، یا در چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را دارید. برای مسائل احتمالی وقت بگذارید تا بتوانید بدون ایجاد اختلال در جدول زمانی برای سایر وظایف، به طور مناسب به آنها رسیدگی کنید. از یک گزارش زمان برای کمک به پیگیری برنامه خود استفاده کنید.

2. برای کارهای جزئی زمان اختصاص دهید
جدای از کارهای حیاتی، باید برای کارهای ثانویه و استراحت نیز، وقت بگذارید. زمان‌بندی برای تماس‌ها، تضمین می‌کند که هر کاری به موقع انجام می‌شود و هر دقیقه را سازنده می‌کند. وقتی کاری را زودتر از موعد مقرر به پایان میرسانید، با انجام کارهای کمتر از زمان آزاد استفاده کنید.

3. هر بار روی یک کار تمرکز کنید
از انجام چندین کار به طور همزمان یا رها کردن کار فعلی برای یک کار کاملا جدید، خودداری کنید. هرگز از فعالیت برنامه ریزی شده خود منحرف نشوید. قبل از اینکه به تکلیف برنامه ریزی شده بعدی بروید، یک کار را از طریق تکمیل آن مشاهده کنید. تقسیم توجه و تلاش خود بین دو یا چند فعالیت، نتایج ضعیفی برای همه آنها ایجاد میکند. این نه تنها یک روش بسیار ناکارآمد است، بلکه حرکت را متوقف میکند و باعث تمرکز ضعیف میشود. ثابت شده که انجام چندوظیفه ای در درازمدت، معکوس است؛ به ویژه در پروژه های با تاثیر بالا.
4. تفویض اختیار و برونسپاری
تلاش برای انجام هر کاری به تنهایی، کاری بیهوده است. برخی از کارها را به دیگران محول کنید تا فضای بیشتری برای تمرکز بر پروژه ها و کارهای مهمتر در اختیار شما بگذارد. اعتماد به اعضای تیم هنگام انجام وظایف فوری، شما را از بار کاری سنگین رها می‌کند و به زیردستان اجازه می دهد تا به طور حرفه ای بدرخشند و رشد کنند. تفویض اختیار یا برونسپاری دستور کار شما را ساده کرده و به شما کمک میکند تا تصمیمات عاقلانه و سریعتری بگیرید.

5. معطل نکنید
تعویق به عنوان «عمل به تعویق انداختن یا عقب انداختن کارها تا آخرین لحظه یا گذشتن از ضرب الاجل آنها» تعریف میشود. این یک عادت مضر و یکی از موانع اصلی مدیریت موثر زمان است. زمان را هدر میدهد، انرژی را کاهش داده و فشار غیر ضروری ایجاد میکند. به تعویق انداختن کارها باعث انباشته شدن کار در نتیجه، طاقت فرسا و غیرقابل مدیریت شدن آنها میشود. رسیدن به نقطه ای که تنها راه برای انجام کارها این است که به شیوه ای بی پروا و بی نظم کار کنیم. یک راه عالی برای جلوگیری از اهمالکاری این است که کارهای دشوار یا ناخوشایند را در لیست اولویتهای خود قرار دهید. همچنین می‌توانید فعالیت‌های کوتاه‌تر و لذت‌بخش‌تر را در طول روز توزیع کنید تا کارهای یکنواخت را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید.

6. فعالیتهای غیرضروری را حذف کنید
وظایف مهم را شناسایی کنید و فعالیتهای غیرمهم را از برنامه کاری خود حذف کنید تا حواس پرتی را به حداقل برسانید. این روش برنامه، به شما کمک میکند تا زمان بیشتری را برای حیاتی ترین کارها صرف کنید.

حواس‌پرتی‌هایی که کار را به تأخیر می‌اندازند شامل: تعامل با رسانه‌های اجتماعی، مکالمه‌های کوچک با همکاران یا تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های غیرمرتبط با کار است. اعلان های غیر مهم را از تلفن یا رایانه خود به تعویق بیندازید و فقط چند دقیقه از روز کاری خود را به بررسی آنها اختصاص دهید. هر ثانیه ای که صرف امور بی اهمیت میشود، ثانیه ای از دست رفته در کار و بهره وری است.

7. یاد بگیرید مودبانه نه بگویید
اگر برنامه کاری شما پر است، از انجام کارهای اضافی خودداری کنید. محدودیت‌های خود را در مورد تعداد کارهایی که می‌توانید در یک جدول زمانی معین انجام دهید، بشناسید. برخی از افراد نمیتوانند از کار اضافی امتناع کنند، زیرا ممکن است «نه» گفتن باعث شود آنها غیرمسئول، خودخواه یا تنبل به نظر برسند. در حالی که، نه گفتن به یک سرپرست میتواند بسیار سخت و ترسناک باشد، اما راه هایی وجود دارد که میتوان آن را مودبانه انجام داد. به عنوان مثال، توضیح دهید که چگونه پذیرش تکالیف اضافی میتواند بر کیفیت کارهایی که در حال حاضر روی آنها کار میکنید، تأثیر بگذارد.

8. سالم و تناسب اندام بمانید
حجم کار سنگین ناشی از مدیریت ضعیف زمان، میتواند باعث خستگی و فرسودگی شود. صرف زمان زیاد در مقابل کامپیوتر ممکن است منجر به خستگی چشم، کمردرد، میگرن یا از دست دادن تمرکز شود. اطمینان حاصل کنید که زمان استراحت بین کارها را برای اطمینان از بهترین عملکرد، برنامه ریزی کرده اید. قبل از شروع مجدد کار، مدتی را به استراحت، کشش بازو و پا، یا تمرینات تنفسی عمیق اختصاص دهید تا بدن خود را بازسازی کنید. به جای پیمایش در رسانه های اجتماعی، استراحت های خود را صرف تمرینات مغزی کنید تا در طول روز هوشیار باشید. در فعالیتهای تناسب اندام منظم مانند پیاده روی، آهسته دویدن یا دوچرخه سواری برای حفظ سلامت کلی خود، شرکت کنید.

9. از فناوری برای مدیریت زمان استفاده کنید
شیوه های مدیریت زمان خود را با ابزارها و برنامه‌های نرم افزاری تقویت کنید. از دستیارهای مجازی، تقویم ها و ردیاب های زمان گرفته، تا برنامه های یادداشت برداری و دیکته. برنامه های متعددی وجود دارد که به شما در به حداکثر رساندن بهره وری خود، کمک میکند. این ابزارها راه سریع‌تر و راحت‌تری برای برنامه‌ریزی جلسات، پیگیری پیشرفت کار، تنظیم یادآورها و موارد دیگر ارائه می‌دهند. به دنبال برنامه هایی با مناسبترین ویژگیهای سازماندهی و برنامه ریزی برای نیازهای خود باشید. به همین ترتیب، قابلیت سفارشی‌سازی و کاربرپسند بودن برنامه یا نرم‌افزار را در نظر بگیرید. سعی کنید از یک جفت هدفون استفاده کنید که صدای محیط را مسدود کند و تمرکز شما را بهبود دهد.